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党建工作

实用帖 | 跟龙泰青年玩转办公软件(你要的干货全在这里~)

供稿: 集团团委    发稿日期: 2018年11月30日

      为进一步提升企业管理水平、加快建设高素质员工队伍,根据公司实际工作需要,集团公司于2018年11月29日上午举办了办公软件培训交流会。集团公司党支部副书记阮枭同志作了动员讲话。他希望大家珍惜这次培训机会,力求学有所获、学以致用,把本次培训内容与日常工作紧密结合起来,提高工作效率,为集团公司转型跨越发展贡献青春力量。集团公司本部及各子分公司20余名干部职工参加了培训。

本次培训交流会由集团公司团支部副书记靳鹏主讲,他结合个人平时工作的积累为大家针对性地讲解了提升办公效率的几个神技:

  • Word 快速定位/编辑

  • Excel 快速填充

  • Excel 快速对比两列数据

  • Windows 最强搜索工具——Everything

    什么?没来参加培训?  
      别急,下面把各项“神技”的操作方法分享给大家,方便更多人学习。

神技一   Word 快速定位/编辑   
      为一、二级标题的段落设置好「大纲级别」,打开「导航窗格」:

      设置好的标题都会在导航中一目了然,点击即可快速跳转:
还可以在导航中拖动标题自由地调整文章结构:
      这就是「导航窗格」发挥的巨大作用。只要你前期花费几分钟设置好标题的「大纲级别」,Word 排版问题就会被轻松解决!
 
神技二    Excel 快速填充  

在 EXCEL 中最赞的快捷操作就是:

「Ctrl+E」快速填充

它有什么用呢?简单举几个例子:

1.提取数据

提取数据在数据处理中非常常见。比如说,想要提取身份证号中的出生年月日(也就是7-14位数字),无论是一个个输入还是利用提取函数,都不如直接使用 Ctrl+E:

  • 第一步:按照要求输入第一个出生年月日

  • 第二步:按回车键(Enter)确认

  • 第二步:按Ctrl+E 自动快速填充

剩下的数据会按照第一个数据的规律,自动提取。简单来说,就是Ctrl+E 的真正作用就是:按照一定的规律批量填充数据。理解了这一点,它能做的还有很多。

2.合并数据

如果你想要把数据信息批量合并,也可以用这种方式。比如,把不同单元格的手机号和姓名合并:

3.批量添加符号

比如给下列书单同一加上书名号:


      「Ctrl+E」的用途非常多,花2分钟掌握它,一定可以极大提升工作效率。

神技三    Excel 快速对比两列数据    

 

实际工作中,总会遇到过需要比较两列数据是否一致的情形。Excel 中定位功能有一个特别方便的方法可以对比两列数据,那就是「行内容差异单元格」。其原理是,定位两列数据中同一行内单元格不同的数据,之后可以设置格式显示不同的内容。

  • 选中要对比的两列数据;

  • 按下「Ctrl + G」快捷键,弹出定位菜单,点击左下角「定位条件」;

  • 其中,选择「行内容差异单元格」,点击确定;

  • 这时已经定位选中了不同的单元格,设置背景色,可以突出显示对比结果。

 
神技四    Windows 最强搜索工具——    
Everything
      还在用 Windows 自带的搜索工具?太 out 啦!Everything 是一款免费快速的文件搜索引擎,用于快速搜索特定名称的文件和文件夹,在你输入以后,瞬间会找到并显示匹配列表,是超越 Windows 自带搜索几光年的神器。它的特点是:文件体积小,界面简洁,快速文件搜索,实时捕获文件系统改变,系统资源消耗低……
      现在你只要输入一个关键字,Everything就把系统里所有匹配关键字的结果都显示出来,你点击这个文件就可以瞬间打开,效率提高了不止一点点~
      记得在选项设置里勾选「自动包含新增的可移动卷」,这样 U 盘里的文件也可以被搜索到啦~
 
    结语    

      会后,参与培训的员工就工作中有关办公软件的问题进行了交流,大家纷纷表示要把学到的知识运用到工作中,全面提高工作效率,保障集团公司各项工作平稳有序运行。
供稿人:靳鹏(龙泰集团)
 
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